Prosedur Pengajuan Sponsorship

Postingan kali ini ditujukan buat temen-temen satu kampung yang ingin mengajukan sponsorship pembiayaan seminar. Hal-hal yang harus dipersiapkan sebagai berikut :
Seminar Nasional

1. Pastikan perguruan tinggi penyelenggara masuk daftar 100 PT.
2. Pastikan web site panitia penyelenggara bisa diakses dan tampak meyakinkan
3. Pastikan pada web site tersebut tertera nama-nama dan institusi asal dewan reviewer. Persyaratan mengatakan bahwa untuk seminar nasional minimal ada 5 reviewer yang berasal dari 5 institusi yang berbeda.
4. Pastikan anda menerima surat penerimaan dalam bentuk formal (bukan berupa email biasa), yang mencantumkan nama anda, judul paper yang diterima dan di bagian bawah surat ada nama atau lebih bagus lagi tanda tangan dan cap panitia penyelenggara. Biasanya surat sejenis ini dilampirkan dalam bentuk file PDF.

Q : Gimana kalo surat penerimaan hanya berupa email?
A : Coba suratin panitia, minta surat acceptance resmi, kasi contoh kalo perlu. Bilang aja administrasi di kampung kita lumayan rewel. Pengalaman yang sudah-sudah mereka biasanya mau menerbitkan special request acceptance letter.
Seminar International di dalam negeri
Sama seperti syarat seminar nasional, kecuali point 1, kalo nggak masup daftar 100PT biasanya kudu rada ngeyel meyakinkan dewan juri..eh.. pihak-pihak terkait. Biasanya kita sodorkan point 3, yaitu komite dan dewan reviewer.
Untuk Point 3, supaya bisa dibiayai, periksa bahwa dewan reviewer harus berasal dari minimal 4 negara yang berbeda. Kalo cuma 2 negara, biasanya dianggap seminar nasional ajah.
Seminar International di luar negeri
Point 1 tidak berlaku, point yang lainnya berlaku semuanya.
Kalo sudah siap semua persyaratan. Silakan donlot contoh-contoh surat berikut (buat donlot, temen-temen kudu login ke email kampus) :

1. Surat pengajuan sponsorship.
2. Surat pernyataan bersedia mengembalikan seluruh biaya

Untuk surat yang nomor 2, jangan lupa sertakan materai 6rebu di atas tanda tangan anda. Lengkapi surat-surat di atas, dengan :

• Print out paper yang akan dikirimkan
• Print out web site panitia, khususnya yang terkait informasi : daftar nama reviewer, biaya pendaftaran dan info nomor rekening pendaftaran, tanggal daftar paling telat, tanggal penyelenggaraan.
• Acceptance letter formal dari panitia.

Semua berkas tersebut dikumpulkan dan diserahkan langsung ke ruang P2M yang posisinya pas di atas ruang dosen LB. Kalo waktu pendaftaran mepet, ada baiknya temen-temen rajin-rajin tanya status surat tersebut. Biasanya alurnya sbb :

1. Direview di P2M, sekitar 1-2 hari, nanti dibuatkan surat pengantar dari P2M (lama waktu review tergantung kelengkapan informasi, dan kedatangan pejabat yang kudu tanda tangan).
2. Berkas + surat pengantar dari P2M dikirimkan ke rektorat, temen-temen biasanya nanti dapat satu salinan berkas bukti pengiriman pengajuan sponsorship ke rektorat.
3. Di rektorat, surat diajukan langsung ke pak Rektor. Berdasarkan pengalaman, pak Rektor akan memberikan persetujuan pada kondisi :
   • Kredibilitas penyelenggara sesuai kriteria versi kampus kita.
   • Temen-temen belum pernah mengajukan sponsorship sebelumnya, untuk tahun akademik yang sama (menurut info, kuota temen-temen untuk pengajuan sponsorship adalah 1x seminar nasional dan 1x seminar internasional di satu tahun akademik yang berjalan). Anggarannya masih ada (biasanya anggaran sudah menipis kalo waktunya mendekati bulan April, Mei, Juni).
   • Jumlah yang ikutan di event yang sama sedikit (kalo yang ikutan banyakan, biasanya yang dibiayai maksimum 3-4 orang, jadi tips-nya... jangan ngajakin temen-temen rame-rame ikutan di satu event yang sama).

Kalo semuanya OK, dan kebetulan pak Rektor ada, biasanya 2-3 hari kemudian sudah ada tanggapan persetujuan. Kalo temen-temen ingin cepet, bisa telpon petugas administrasi rektorat untuk menanyakan kabar surat pengajuan temen-temen. "Pak.... surat pengajuan saya yang seminar ke Yogya itu sudah ada berita belum?"
Tindakan temen-temen, tergantung jawaban petugas administrasi, misalnya :

Jawaban	Follow up
"Oooh.. sudah pak, sudah di ACC dan sudah diteruskan ke keuangan"	Segera telpon keuangan, bagian verifikasi, tanyakan bagaimana realisasinya, kapan bisa diambil duit pendaftaran, atau segera serahkan informasi pendaftaran buat dibayarin sama mereka.
"Oooh.. surat yang mana ya pak ? Kita belum terima tuh"	Segera telpon administrasi P2M, tanyakan apakah suratnya sudah diproses? Apakah ada syarat yang kurang? Atau ada masalah apa? Atau diserahkan ke siapa di rektoratnya?
"Oooh.. masih di bapak Rektor, pak Rektornya belum kesini..."	Tunggu saja, sambil berdoa, mudah-mudahan pak Rektor segera datang, dan mudah-mudahan pengajuan temen-temen segera diterima.

OK, selamat berseminar ya...teman-teman...!! Oh ya.. sekedar info (di posting sebelumnya kelewat).
Untuk SNATI 2013 : Deadline submit paper diundur hingga 30 Maret 2013.
Ada lagi event berikut, sayang untuk dilewatkan : International Conference on ICT for Smart Society 2013, Jakarta 13-14 June 2013. Registrasi IDR 600, submission via EasyChair, Deadline : 25 April 2013