Birokrasi Ooooh...Birokrasi..

ICMNS 2010? Ikut nggak ya.. ikut nggak ya..? atau nggak ikut ya..? nggak ikut ya..? Yak, tepat detik-detik terakhir, Jumat, 19 November 2010, jam 15.00, paper selesai dibuat dan di submit. Selanjutnya tinggal follow up sang AstroBoy selaku insider pada event tersebut untuk mencari kepastian apakah daku masih diterima di event tersebut, mengingat sudah sangat mepet surepet.

Trus.. by the way, sebenernya aku udah preparation untuk korek kocek sendiri (eh... pinjem temen.. maksudnya) untuk mbayar seminar tsb. Tapi, karena aku ini adalah bagian dari institusi, maka aku juga mengajukan prosedur permohonan bantuan spt itu, dengan perhitungan, mungkin jika perlu re-imburse juga nggak apa-apa. Tapi tetep butuh surat tugas pada hari-H nya kan??

Maka, selesai send, berjalanlah aku menemui ruangan teman lama, bertanya-tanya apakah dia bisa ttd surat tugas besok, karena besoknya kan hari Sabtu. Dia bilang, oke-oke ajah. Bergegas aku membuat surat permohonan ke Ka.Prodi utk diteruskan ke Fakultas, dlsb. Menjelang jam 4 teng, surat dari Prodi sudah beres di ttd dan segera aku menitipkan pesan kepada sang gadis manis di Prodi untuk meneruskan surat tsb besok ke akang di fakultas.

Trus, today, hari sabtu, jam 10 an lah.. aku berkirim surat ke akang di fakultas, menanyakan kelanjutan surat tsb:

Pak guanteng, punten saya minta tolong, ngerepotin pak guanteng lagi..:).
Kemarin sore saya baru saja mengajukan surat permohonan mengikuti seminar, padahal seminarnya hari senin besok, jadi judulnya mepet.com. Berhubung mepet, maka sudah pasti administrasi ke renbang dan keuangan mungkin tidak bakal beres hingga hari Senin, dan itu sudah saya maklumi dan antisipasi.
Hanya satu hal yang saya ingin minta tolong ke bapak guanteng. Misalnya
hari ini pak guanteng sempat membuatkan surat pengantar ke renbang, dan
di ttd oleh Dekan/wkl dekan, boleh ndak sekalian saya minta tolong dibuatkan surat dinas untuk hari senin, dan di-ttd oleh dekan/wk.dekan. Kemarin sore sy tanya katanya hari ini pak wk.dekan akan ke kampus.
Surat tugas tsb akan saya bawa ke seminar hari senin pagi. Jadi senin pagi sebelum ke seminar saya akan mampir ke Fakultas. Sambil nunggu surat berjalan paralel ke Renbang, syukur2 langsung ditanggapi oleh renbang dan senin juga sudah selesai..
Demikian disampaikan.
Hatur nuhun atas perhatian dan bantuannya
Sri Narsiswati

Satu jam kemudian, aku dapet jawaban seperti ini dari pak Guanteng :

sudah saya laksanakan sebelum email terkirim juga bu.
masalahnya sekarang, pengajuan seminar internasional yg ditujukan ke renbang di tolak krn nantinya di keuangan di tolak juga.
untuk seminar internasioanl harus diajukan ke rektor terlebih dahulu, dan itu juga biasanya rektor meminta konfirmasi untuk pemakalah dari mana saja dari ITBnya berapa, dan dari luar negri nya berapa orang. Dan untuk sekarang krn sedang ada mentri, rektor terfokus kesana.
Untuk kedepan, saya berharap sekali, untuk pengajuan yang seperti ini tidak mendadak. inisurat2 yang masuk kesaya untuk pengarsipan saya sendiri yang mengcopynya dan saya sendiri yang mengirim suratnya dan bukan saya yang memutuskan bisa mengikuti seminar. ada pihak lain yang lebih bertanggung jawab lagi yaitu renbang, dan keuangan. terlebih lagi ini harus melalui rektor.
hanya sedemikian yang bisa saya bantu, semoga ibu bisa sangat mengerti dan bisa saling kerjasama.
Wassalam.

Halah..halah... , kok ada yang langsung nyetrum di kepala ku.. Hm.. knapa jadi ruwet ya..?? Lantas aku buat surat balasan seperti ini, kali ini secara ndak tahan, aku CC kan ke semua nama-nama terkait.. geto..!!

ooo.. begitu ya infonya.
soalnya info terakhir yang saya dapat dari Ibu Maniezz (staff renbang) sbb:

1. di Renbang hanya ada 2 macam seminar :
   • seminar dalam negeri (yang diselenggarakan di dalam negeri, meskipun judulnya seminar internasional)
   • seminar luar negeri (yang diselenggarakan di luar negeri)
2. Untuk seminar dalam negeri, surat pengajuan permohonan seminar cukup ke Kapus Renbang, karena disposisi datangnya dari kapusrenbang.
3. Untuk seminar ke luar negeri, baru diajukan ke rektor, dimana rektor akan mempelajari semua berkas2 permohonannya, terutama terkait bantuan dana dari dikti.
4. Pertimbangan pemberian ijin seminar dalam negeri, hanya didasari oleh hal berikut:
   • Institusi yang menyelenggarakan bonafide apa ndak (masuk 100 besar PT versi dikti yang dipegang list-nya oleh orang Renbang)
   • Topik seminar relevan tidak dengan kompetensi dosen tsb.
   • Dosen tsb menjadi penulis pertama.
5. Pertimbangan rektor mengenai

Alaaah.. alaaah.. nampaknya di kalangan administrasi ada kerancuan dalam 2 tahapan administrasi perseminar-seminaran..

1. Tahapan pengajuan, jelas dilakukan sebelum mengikuti seminar.  Kalo dari yang aku ketahui (soale blum pernah baca dokumen tertulis tentang SOP nya sih), dimulai dari :

a. pengajuan permohonan ke ka.prodi

b. Ka prodi mengajukan ke fakultas

c. Fakultas mengajukan ke tahapan berikutnya, yaitu :

- Kalo seminar lokal , baik lokal beneran atau citarasa internasional, diajukan ke renbang dan dievaluasi oleh kapusrenbang

- kalo seminar nginternasional di luar nagreg, setelah dievaluasi oleh kapusrenbang, diajukan ke mbah rektor

so.. disposisi bisa diterima dari 2 sisi tsb, dari kapusrenbang saja, atau dari kapusrenbang+rektor.

Nah, kalo semua ACC, trus ngegelontor diajukan ke keuangan, dievaluasi lagi sama mbah keuangan, trus dibayar deh semua dokat yang diperlukan. Berangkat..!!

2. Tahap apresiasi. Ini sifatnya tidak wajib, tetapi sangat dianjurkan, karena ada alokasinya kan?? Kalo ndak salah, menurut info dari teman lama, 3 x per tahun akademik, so you have to choose the right one... Apresiasi ada 2 macam, untuk kualitas lokal dan kualitas internasional. Penentuan kualitas ini diverifikasi langsung oleh rektor, tentunya setelah melihat semua ketentuan yang tercantum di list persyaratan kriteria seminar. Nah.. kalo kita gagal atau dianggap nggak qualified untuk yang kualitas internasional, ya diturunin ke kualitas lokal. Tetep dapet apresiasi, tapi ya lokal ajah..!!

Tapi yang sering terjadi, berbagai kerancuan sbb :

a. Waktu mau verifikasi boleh ndaknya ikut.  Eh.. baca judulnya udah heboh.."wah.. ini seminar internasional, harus disetujui oleh rektor!!". Come on.. baca dulu dong lokasinya dimana!!! Wong cuma di mbandung ini koq!!

b. Kehebohan kedua, kalo untuk international, pas baca institusi penyelenggara "Lho ini kan ndak masuk 100 PT yang direkomendasi dikti itu lho..!!". Come on..., kalo internasional nggak bisa dilihat dari institusinya ajah, karena seringkali bersifat konsorsium, joint beberapa organisasi. Knapa ndak liat organizing comitee nya dulu Oom! Atau reputasi sponsor penyelenggara??

c. kehebohan ketiga, kalo itu seminar nasional, yang diselenggarakan oleh semacam asosiasi atau organisasi akademik independen, yang tidak terikat oleh satu Perguruan tinggi, semacam KNSI, atau APTIKOM, nah .. gimana dong..!! Kan lokasi seminar bisa aja berpindah-pindah dari taun ke taun, nggak selalu berada di Perguruan tinggi yang dianggap "reputable".

Masalah "kan rektor harus validasi dulu, apa bener internasional atau internasional ngasal2an..!", lho.. itu kan dalam konteks PEMBERIAN APRESIASI, dengan resiko, kalo dianggap nggak reputable, diturunkan jadi tingkat "nasional" ajah!! Bukan dalam konteks PERSETUJUAN KEIKUTSERTAAN.

atau statemen "Lha ini kan penyelenggaranya dari universitas ndak jelas!!". Hm.. liat dulu oom dan tante..!!,

• Kalo skala internasional, tolong mbok ya diliat sponsorshipnya, diliat konsorsium dan organizing comiteenya, sapa aja reviewernya. dan terlebih lagi, diliat dulu HISTORIKAL PENYELENGGARAAN. Lha kalo itu ke dua, ketiga, dlsb, boleh jadi mereka pindah2 tempat, kebeneran yang sekarang di Indonesia, dan kebeneran hostingnya universitas ndak jelas tersebut..!!
• Kalo skala lokal, dan ternyata penyelenggara ndak termasuk the best 100, coba diliat dulu, organizer atau steering forum nya dari mana aja? Apakah reputable? Apakah bervariasi dari berbagai institusi?

Hm.., mungkin nggak salah juga sih kalo ada kerancuan tsb, soale di salah satu edaran perasaan pernah tertulis "kualitas seminar ditentukan berdasarkan pengetahuan dan pemahaman umum institusi tentang seminar tersebut", atau ya semacam itu lah.. Jadi, yang harus diperhatikan, bagemana supaya PENGETAHUAN dan PEMAHAMAN UMUM para pengambil kebijakan di institusi tsb bisa UP TO DATE, ndak terkunci sama referensi jaman purba, jaman 2-3 taon kebelakang???

auk ah.. gelap..!! Bete..!!

Sekalinya gw pergi ga pake surat tugas, ga minta duit, eh.. diprotes lagi

"Lo, kok ibu bisa pergi nggak pake surat tugas?"

"Lha wong saya ndak minta duit, keur naon menta surat tugas?"

"Kan ibu meninggalkan pekerjaan?"

"Apan penyelenggaraannya sabtu!!"

Lagian ceuk saha saya meninggalkan pekerjaan, lah wong jam kerja dosen di sini kan bukan 8-16, tapi schedule-based.

"Tapi koq ibu disana nggak ketemu pak Ini, ibu Itu?"

"lah.. kan lokasinya gede.. loba jelema ateuh..!! Da indit sorangan, balik sorangan, nggak minta anter sapa2.. piraku kudu setor beungeut sana sini!!"

aaah.. tau ah..!! Emang gue pikirin..!!

Update...update...!! <<24 nov 2010, 16.45)

Eh.. sekedar klarifikasi, ternyata begitulah aturan tidak tertulisnya. Jadi, mohon rekan-rekan memperhatiken..!! bahwasanya untuk seminar international, mulai tanggal nggak jelas, bulan nggak jelas dan berdasarkan pedoman ndak jelas, disposisi harus datang dari rektor. Hahaha...!! Puas...!!

Dengan kesabaran hati dan kelapangan dada, akhirnya aku berhasil juga menyelesaikan administrasi utk seminar tsb.. ini buktinya aku dah mejeng di seminar tsb...

Trus, ini ketemu salah satu teman lama, sang Astroboy..!!

Terus, ini bukti kalo gw dah presentasi.. biarpun awut-awutan..hahaha..!! Kalo gambarnya burem, makelum aja, juru fotonya amatiran.. thanks buat Mbak Menix...hahaha..

Audisi SI

Cerita ringan yang sayang dibuang..

cuma baru sempet posting sekarang...

isinya si cuma karang mengarang....

yang belum tentu bermanfaat juga buat orang-orang...

Alkisahnya, sekitar 2 bulan yang lalu, tersiar kabar bahwa boss SI akan undur diri terkait dengan berakhirnya masa jabatan beliau. Menurut isyu yang diterima dari teman lama, posisi ini kemudian ditawarkan kepada para dosen di lingkungan terkait, tapi sampe memepet menjelang detik-detik terakhir, nggak muncul juga nama-nama yang mau mengajukan diri.

Lantas aku tergoda untuk mengajukan diri, ngiseng, meramaikan pasar, dan sekaligus pengen tau, uji kemampuan, dlsb.. apa lah alesan dan latar belakangnya...Yang jelas sih bukan duit.. sama sekali bukan duit. Lha wong menurut gossip nambah duitnya dikit tapi nambah kerjaan segunung? Ada motivasi ngilmiah? ada seeeh..!! misalnya.. menyalurkan elmu, menyesuaikan dengan latar belakang ngelmu, dan pengen berkontribusi lebih (kalo bisa!!)

Lhaaa.. ndak taunya, menjelang hari H, tiba-tiba aku dapet info dari teman lama bahwasanya ada beberapa kandidat lain yang berhasil dibujuk untuk berpartisipasi, entah sukarela, entah nggak suka entah nggak rela, entah memang niat tapi malu-malu, entah malu tapi niat, entahlah... pokoknya total-jendral terakhir ada 4 kandidat, termasuk diriku. Tadinya aku udah niat mau mengundurkan diri, soale secara formal dan struktural, aku ndak berada di jurusan tersebut. Tapi karena takut disangka mundur sebelum berperang, so aku memutuskan untuk tetap maju terus, no matter what...!!

Berhubung ada lebih dari satu kandidat, maka akan diadakan audisi pada hari H. Untuk audisi tersebut, setiap kandidat harus membuat semacam draft rencana program. Halaah...!! Padahal aku paling males!! Tapi berhubung udah terlanjur mengajukan diri, maka mulailah aku mengarang indah, visi, misi, strategi, akulturasi, dan bahasa-bahasa planet lainnya. Sebage entri point, aku mengutip slogan "Think Globally Act Locally" sebage landasan berfikir semua ide-ide program yang akan dibuat (euh.. geuning.. lebay pisan..!!).

Slogan ini sebenernya slogan favorite-ku yang dicontek dari isu-isu lingkungan serta iklim dan cuaca (deuuh.. mentang-mentang mantan manusia GM).  Intinya, konon katanya sekarang ini kan era globalisasi. So, kita harus berfikir global tapi bertindak dan berbuat disesuaikan dengan kondisi lokal. Dari jargon tersebut, kemudian aku buat beberapa breakdown ngarang-ngarangan yang aku sendiri ndak tau dan ndak yakin realisasinya seperti apa (aseli 100% mengarang indah!).

Trus, pagi-pagi, aku minta tolong dengan tim sukses (hah?? ada tim sukses??, itu lho... teman-teman pendukungku yang baek hati dan selalu mengharapkan traktiran kalo misalnya aku berhasil!), untuk ngeprint file program tersebut sebelum jam presentasi tiba. Nah udah gitu sebetulnya pada hari itu aku banyak sekali kegiatan (ceileee...!!). Pagi-pagi ngajar (ya iyalah.. masak ninggalin ngajar, kepilih jadi kaprodi belum tentu, eh.. honor ngajar udah pasti nggak dapet..! Dasar matree!!). Trus jam 11.00 ada rapat pelantikan pengurus APTIKOM (diriku termasuk sebage pengurus karena badannya lumayan kurus), padahal aku dijadwalkan manggung di audisi kaprodi jam 10.00. Akibatnya, pas kudunya manggung, eh.. udah keduluan sama kandidat lain sehingga kebagian giliran kedua.

Sejam kemudian, tibalah giliranku manggung. Glek.. baru aku sadari kalo di dalam ruangan itu ada si Oom The!! Glek..glek..glek..!! aku langsung grogi dan rasanya pengen bubar..! Lha seumur-umur aku belum pernah menghadapi Oom The, apalagi dalam forum serasa "uji nyali" seperti ini (ditambah faktor psikologis dosa masa silam, dimana sejarah membuktikan untuk mendapatkan nilai D dari Oom The, perlu 3 tahun berturut-turut mengambil mata kuliah dari dirinya. Oooh.. repotnya!!).  Tapi kan ndak mungkin mundur! Jadi ya sudahlah..!! The show must go on. Maka mulailah aku memaparkan hasil karanganku tersebut di depan para bapak-bapak tersebut. ada sekitar 4 bapak-bapak, ketua dan wakil dekan, Oom The yang sepertinya mewakili pihak Yayasan, trus satu lagi kaprodi negeri tetangga.

Selesai bercuap-cuap, mulailah sesi tanya jawab. As i guess, pertanyaan ya seputar isi presentasi itu lah...! Semuanya aku jawab jujur, aseli, sesuai isi hati nurani. Lagian knapa lagi kudu ngarang-ngarang jawaban, lah isi presentasinya aja udah ngarang! Singkat kata ada beberapa pertanyaan menjebak, mengundang, menantang dan menentang, tapi nggak aku pikirin lah.. Pokoknya I have tried it!! Setelah beres presentasi, segeralah aku ngacir mengikuti acara kedua, peresmian kepengurusan Aptikom. Masih ada satu kandidat lagi setelah aku presentasi, sehingga totalnya ada 3 kandidat, cucoklah seperti Pilkadal.

Setelah itu..long...long..time..!! aku udah lupa sama hasil presentasi tersebut, meskipun teman-teman tim sukses giat bertanya (maklum, nagih traktiran!!), tapi aku bilang "E-GE-PE", alias ndak aku pikirkan apapun hasilnya. Suatu hari, sang teman lama mengajak mengobrol ngalor-ngidul. Salah satu obrolannya ya tentang hasil audisi tersebut. Menurut bocoran dari teman lama, tim audisi merekomendasikan aku sebagai peringkat kedua, karena memang secara de-facto aku belum berpengalaman di urusan yang sejenis (sebage kaprodi-kaprodian sejenis itu lah!!). Tapi, konon, Eyang-lah yang akan menentukan hasil akhirnya. Deuh..!! E-GE-PE!!

Setelah itu...long...long...time!! aku juga sudah lupa menanyakan kelanjutan perkembangan usulan para kandidat ke ndoro Kakung tersebut. Sampe suatu hari, lagi-lagi sang teman lama yang menyampaikan berita, melalui sesi ngobrol ngalor ngidul. Menurut sang teman lama, sebetulnya sang ndoro Kakung sempat agak condong untuk memilih aku (aaah.. yang bener..?? pasti ada "tapi.." nya!!), Tapi..... (nah.. bener kan??), ternyata saat sang ndoro kakung bertanya, di prodi manakah aku terdaftar? dan para tim audisi menjawab aku terdaftar bukan di prodi SI, maka sang Ndoro Kakung langsung memutuskan memilih kandidat peringkat pertama, karena sudah jelas-jelas dari prodi SI. Alhamdulilllah.... aku ikut senang..!! Memang aku bukan pilihan!! (kayak lagu Iwan Fals), karena aku lebih suka essay aja daripada pilihan ganda (deuh...nggak nyambung lagi!!). Tapi seurieus loooh, bukannya karena ndak terpilih..! I Swear..!! kalo kepilih juga ndak taulah apa aku bisa memenuhi janji-janji palsu yang aku tebar waktu presentasi. Daripada kepentok kayak lagu slank "Orkes Sakit Hati", mendingan nggak kepilih deh..

Kebebasan yang kamu dapatkan
Bukan jadi kamu boleh sembarangan
Kamu sudah berjanji
Jangan ingkari janji
Mending Jangan berjanji